INVITATIE DE PARTICIPARE
În vederea desfășurării în bune condiții a evenimentelor ”Campionatele Mondiale de Gimnastică Ritmică pentru Junioare”, ediția 2023, Cluj-Napoca, 03-10.07.2023 și a competiției internaționale ”FIG World Challenge Cup” 2023, 12-17.07.2023, Federatia Romana de Gimnastica Ritmica organizeaza procedura proprie in vederea achizitionarii “Serviciilor hoteliere si de restaurant”
Procedura simplificata proprie pe 2 loturi
Nr. crt. | Perioada | Camere single | Camere duble twin | Apartamente | Numar mediu estimat nopti/zile/pers |
1 | Perioada 30.06 – 11.07.2023 | 240 | 290 | 27 | 8 |
2 | Perioada 11 – 17.07.2023 pe | 50 | 150 | 17 | 8 |
Valori maxim estimate cu TVA si alte taxe:
Conditii minime masa festiva (cina festiva) cu open bar si servire la masa:
Nr. crt. | Perioada | Nr max estimat persoane | Pret maxim pranz | Pret maxim cina | Numar maxim estimat /zile |
1 | Perioada 02.07 – 11.07.2023 | 100 | 50 lei | 35 lei | 6 |
2 | Perioada 12 – 17.07.2023 pe | 100 | 50 lei | 35 lei | 6 |
In cadrul fiecarui acordurilor cadru se vor stabili tarifele de masa/cazare maxime ce pot fi facturate pe toata durata de valabilitate a acordului cadru, la competitiile internationale mentionate mai sus.
Inaintea fiecarei competitii cu minim 10 de zile se va intocmi cate un contract subsecvent, in cadrul caruia se vor stabili cantitatile necesare estimate cat mai corect/exact.
In cadrul acordului-cadru se vor prevedea, pentru contractele subsecvente care urmează să fie atribuite, elementele/condiţiile considerate esenţiale, care se referă la:
Propunerea tehnică va cuprinde descrierea detaliată a serviciilor ofertate, precum şi alte informaţii considerate semnificative, în vederea verificării corespondenţei propunerii tehnice cu specificaţiile tehnice prevăzute în caietul de sarcini.
Persoana de contact: Alina Dumitrescu, tel. 0723.025.245, email adumitrescu.achizitii@gmail.com
CAIET DE SARCINI
procedura simplificata proprie in vederea achizitionarii “ Serviciilor hoteliere si de restaurant”
Preambul: Caietul de sarcini face parte integrantă din documentația pentru atribuirea acordului cadru și constituie ansamblul cerințelor minime și obligatorii, pe baza cărora se înaintează, de către fiecare ofertant, propunerea tehnică și financiară.
OBIECTUL PROCEDURII DE ACHIZIȚIE
CERINȚE PRIVIND CARACTERISTICILE SERVICIILOR (CERINȚE TEHNICE)
INFORMAȚII PRIVIND PROPUNERILE FINANCIARE, MODUL DE PREZENTARE A ACESTORA ȘI CRITERIUL DE ATRIBUIRE
Criteriul de atribuire: pretul cel mai scazut/oferta, tinand cont de numarul de locuri ofertate. In principiu, se vor incheia acorduri cadru cu toti operatorii economici care depun oferta conforma, urmand ca ulterior, in functie de necesitate si numarul de participanti la actiuni sa se incheie contracte subsecvente cu operatorii economici in fucntie de disponibilitate si tarifele ofertate.
Tarifele ofertate sunt ferme si nu vor putea fi depasite in nicio situatie pe toata durata acordului cadru.
Tarifele vor fi exprimate in LEI si nu includ TVA si taxa locala/hoteliera
Conditii minime
Numarul de locuri de cazare este estimat, autoritatea contractanta rezervandu-si dreptul de a suplimenta / diminua cantitatea in functie de inscrierile finale la competitii. Cazarea se va face, de regula, in camere duble (twin) sau single, cu exceptia situatiilor in care exista alta solicitare.
Cazarea se va face in camere de hotel categoria 3, 4 si 5 stele in functie de necesarul obiectiv al FRGR.
Masa servita: tip bufet, meniu gatit dietetic, fara grasimi, fara prajituri. La desert vor fi servite obligatoriu fructe diversificate. Meniurile vor fi stabilite ulterior, impreuna cu un oficial al federatiei. Mesele vor fi flexibile ca ore, fiind ajustate in functie de programul de concurs, care, din experienta noastra anterioara in organizarea competitiilor, de cele mai multe ori a fost modificat. Informatiile vor fi comunicate in timp util.
Pentru situatia in care numarul de persoane este prea mic si nu se poate organiza bufet suedez, aceasta se va servi la farfurie. Se va preciza in functie de tipul servirii, tariful aferent fiecarei situatii, exemple de meniu, precum si numarul minim de persoane necesare pentru a se servi masa in regim de bufet.
Exemple de meniu:
Mic dejun: Oua ochiuri, oua fierte, omleta simpla, omleta cu branza si legume, branza telemea, branza feta, masline, bacon, rosie, sunca presata, omleta, unt, gem/miere, ceai/cafea, iaurt cu fructe, salam uscat porc, salam uscat vita, salata legume asortata, salata de fructe, fructe.
Pranz: Supa de pui cu taietei de casa, ciorba de vita, ciorba de porc, Carne de porc la tava, Carne de vita la tava, carne de porc la gratar, carne de pui la gratar, carne de vita la gratar, cartofi la cuptor, orez cu legume, legume la gratar, salata asortata de legume, salata greceasca, fructe
Cina: Carne de porc la tava/gratar, carne de pui la gratar, carne de vita la gratar, peste, cascaval pane, cartofi la cuptor, orez cu legume, legume la gratar, salata asortata de legume, salata greceasca, fructe.
Conditii contractuale
Conditii de rezervare:
– Rezervarea se va face pe baza de comanda scrisa, in limita locurilor prevazute in contract subsecvent (conform ofertei depuse).
– In cazul in care beneficiarul va suplimenta comanda sa de rezervare, prestatorul va onora comanda de rezervare in limita locurilor de cazare disponibile, la tarifele stabilite in contract.
Orice alte servicii suplimentare solicitate de beneficiar prestatorului, vor fi furnizate doar in baza unor comenzi ferme, acceptate de prestator, în care se vor detalia serviciile suplimentare solicitate, precum şi contravaloarea acestor servicii. Serviciile suplimentare solicitate de către Beneficiar şi prestate de către Prestator, astfel cum au fost menţionate în cuprinsul comenzilor acceptate de catre parti, vor fi facturate şi achitate separat, dupa receptia serviciilor.
Delegatiile sportive vor avea prioritate la cazare.
Federatia, in masura posibilitatilor, va comunica in timp util receptiei/persoana desemnata de operatorul economic, informatii despre persoanele ce urmeaza a fi cazate.
In functie de disponibilitate si de regulamentele competitiei respective, delegatiile de regula nu pot fi impartite in locatii diferite.
Situatia aproximativa a cazarilor (90%) poate fi furnizata cu maxim 10 zile inaintea evenimentului. Ulterior, pot aparea modificari +/-, in functie de modificarile transmise de catre federatiile participante.
Acestea vor fi comunicate operatorilor economici, astfel incat sa nu se produca situatii de no-show, de neocupare a spatiilor etc.
Beneficiarul se obliga:
– Să emită comenzi clare pentru acest eveniment si sa respecte termenii privind obligatiile de plată.
– Să comunice în scris, orice modificare la comenzile deja confirmate.
– Cu acordul prealabil al reprezentatului hotelului, va stabili locul pentru a instala un punct INFO-DESK si a unui panou intr-un loc vizibil in zona receptiei.
– Va transmite persoana de legatura pentru a preintampina orice eveniment neplacut sau orice inconveniente legate de derularea prezentului contract sau cazarea/ masa participantilor.
– Va transmite cu maxim 5 – minim 2 zile cuantumul de meniuri pentru numarul corespunzator pe numar de persoane stabilit pentru fiecare zi (pranz si cina). Daca termenul de 2 zile nu este respectat, iar prestatorul nu poate anula fara costuri, beneficiarul va plati integral numarul de meniuri pe care prestatorul le va prepara.
– Să colaboreze cu unitatea hoteliera în vederea recuperării eventualelor pagube ori daune cauzate şi neachitate de participantii la eveniment pentru care a facut rezervarea. Unitatea de cazare are obligatia de a verifica camerele la check-out pentru constatarea eventualelor pagube si recuperarea acestor de la cei care le-au provocat inainte de plecarea lor.
Modalitati de plata:
Plata serviciilor prestate de prestator va fi facuta de beneficiar in contul prestatorului, in baza facturilor emise de Prestator.
Plata serviciilor se va face prin transfer bancar / ordin de plata
PENTRU FIECARE ACTIUNE SE VA INTOCMI CATE UN CONTRACT SUBSECVENT.
Atât sumele cât şi serviciile prestate/ consumate trebuie să fie acceptate de comun acord de către BENEFICIAR şi PRESTATOR.
Pentru nerespectarea scadenţelor expres prevazute si convenite PRESTATORUL poate să calculeze penalităţi în cuantumurile legale.
Camera de hotel este disponibilă pentru participantii la eveniment începând cu ora 12.00 şi eliberată de acesta la ora 12.00 în ziua plecării. Operatorul economic va tine cont de faptul ca, in functie de orarul de zbor cu care delegatiile calatoresc, vor exista situatii in care se va impune cazarea inainte de ora 12 si eliberarea dupa ora de check-out.
CONDIŢII DE ANULARE A REZERVARII
Beneficiarul poate anula, fără penalizare, cu minim 5 zile inainte de data cazarii un numar de maxim 30% camere din numarul prevazut in contractul subsecvent.
FORMULARE
SCRISOARE DE ÎNAINTARE
Către ________________________________
(denumirea autorității contractante și adresa completă)
Ca urmare a anunțului/invitației de participare nr. ______ din ______________, privind aplicarea procedurii proprii, pentru incheierea acordului cadru de „Serviciilor hoteliere si de restaurant”, in localitatea Cluj – Napoca, pentru anul 2023, cu ocazia competitiilor internationale organizate de catre FR Gimnastica Ritmica
noi ____________________________________ (denumirea/numele operatorului economic) vă transmitem alăturat urmatoarele:
Avem speranța că oferta noastră este corespunzătoare și va satisface cerințele.
Data completării ……………………….
Semnătura ofertantului sau a reprezentantului ofertantului | ………………….. |
Numele şi prenumele semnatarului | ………………….. |
Capacitate de semnătura | ………………….. |
Detalii despre ofertant |
|
Numele ofertantului | ………………….. |
Ţara de reşedinţă | ………………….. |
Adresa | ………………….. |
Adresa de corespondenţă (dacă este diferită) | ………………….. |
Telefon / Fax | ………………….. |
Data | …………………..
|
Subscrisa …………………………………………………………………. (nume/denumire), cu sediul în ……………………………..(adresa operatorului economic), înmatriculata la Registrul Comerţului sub nr.…, CIF ………, atribut fiscal ………..,reprezentată prin………………………, în calitate de ……………………………….,
Imputernicim prin prezenta pe Dl/Dna………………….……, domiciliat în ……………………………………………, identificat cu B.I./C.I. seria ……, nr. ………, CNP …………………………., eliberat de …………………………….., la data de …………, având funcţia de ………………………………………………, să ne reprezinte la procedura proprie, organizată de Federatia Romana de Gimnastica Ritmica în scopul incheierii acordului cadru.
În îndeplinirea mandatului său, împuternicitul va aveau rmătoarele drepturi şi obligaţii:
Prin prezenta, împuternicitul nostru este pe deplin autorizat să angajeze răspunderea subscrisei cu privire la toate actele şi faptele ce decurg din participarea la procedură.
Înţeleg că în cazul in care această declaraţie nu este conformă cu realitatea sunt pasibil de încălcarea prevederilor legislaţiei penale privind falsul în declaraţii şi sunt de acord cu orice decizie a Autorităţii Contractante referitoare la excluderea din procedura pentru atribuirea contractelor de achiziţie publica.
Data completarii ……………………….
Semnătura ofertantului sau a reprezentantului ofertantului | ………………….. |
Numele şi prenumele semnatarului | ………………….. |
Capacitate de semnătura | ………………….. |
Detalii despre ofertant |
|
Numele ofertantului | ………………….. |
Ţara de reşedinţă | ………………….. |
Adresa | ………………….. |
Adresa de corespondenţă (dacă este diferită) | ………………….. |
Telefon / Fax | ………………….. |
Data | ………………….. |
Notă: Împuternicirea va fi însoţita de o copie după actul de identitate al persoanei împuternicite
FORMULAR DE OFERTĂ (propunere financiara)
pentru atribuirea contractului
-se va completa pe fiecare lot in parte-
|x| nu depunem oferta alternativa. |_| depunem oferta alternativa.
Semnătura ofertantului sau a reprezentantului ofertantului | ………………….. |
Numele şi prenumele semnatarului | ………………….. |
Capacitate de semnătura | ………………….. |
Detalii despre ofertant |
|
Numele ofertantului | ………………….. |
Ţara de reşedinţă | ………………….. |
Adresa | ………………….. |
Adresa de corespondenţă (dacă este diferită) | ………………….. |
Telefon / Fax | ………………….. |
Data | ………………….. |
Centralizator de preturi LOT 1
Servicii cazare si masa
Unitatea de cazare …………………………..
Nr. crt. | Perioada | Camere single | Camere duble twin | Apartamente | Numar mediu estimat nopti/zile/pers |
1 | Perioada 30.06 – 11.07.2023 | 240 | 290 | 27 | 8 |
2 | Perioada 11 – 17.07.2023 pe | 50 | 150 | 17 | 8 |
Categoria ……*
Denumire servicii | Numar camere/ pers | Tarif** In lei / camera / pers -fara TVA- | Numar estimat nopti/zile | Total in lei -fara TVA- | TVA % | Valoare TVA | Total incl TVA |
Perioada ……………………………. |
| ||||||
Cazare in camera single | …./ noapte | 8 |
| ……..% |
|
| |
Cazare in camera dubla | …./ noapte | 8 |
| ……..% |
|
| |
Cazare in apartament | …./ noapte | 8 |
| ……..% |
|
| |
Masa servita (pranz) | /pers/zi | 8 |
| ……..% |
|
| |
Masa servita (cina) | /pers/zi | 8 |
| ……..% |
|
| |
Cina festiva | 950 | /pers | 1 |
| ……..% |
|
|
Sala sedinta tehnica – max 10 pers* | 1 sala | /zi | 3 zile | ……..% | |||
Sala conferinta 100 – 150 pers* | 1 sala | / zi | 1 zi | ……..% | |||
Total | X | X | X |
| X |
|
|
Mentiuni:
Se vor specifica tarifele de parcare aferente, precum si numarul de locuri puse la dispozitie – gratuit:
Prezenta oferta este valabila 30 de zile de la termenul limita de deschidere a ofertelor
Semnătura ofertantului sau a reprezentantului ofertantului | ………………….. |
Numele şi prenumele semnatarului | ………………….. |
Capacitate de semnătura | ………………….. |
Detalii despre ofertant |
|
Numele ofertantului | ………………….. |
Ţara de reşedinţă | ………………….. |
Adresa | ………………….. |
Adresa de corespondenţă (dacă este diferită) | ………………….. |
Telefon / Fax | ………………….. |
Data | ………………….. |
Centralizator de preturi – LOT 2
Servicii de masa
Restaurant …………………………..
Nr. crt. | Perioada | Nr max estimat persoane | Pret maxim pranz | Pret maxim cina | Numar maxim estimat /zile |
1 | Perioada 02.07 – 11.07.2023 | 100 | 50 lei | 35 lei | 6 |
2 | Perioada 12 – 17.07.2023 pe | 100 | 50 lei | 35 lei | 6 |
Denumire servicii | Numar pers | Tarif** In lei / pers -fara TVA- | Numar estimat /zile | Total in lei -fara TVA- | TVA % | Valoare TVA | Total incl TVA |
Perioada ……………………………. |
| ||||||
Masa servita (pranz) | 100 | /pers/zi | 6 |
| ……..% |
|
|
Masa servita (cina) | 100 | /pers/zi | 6 |
| ……..% |
|
|
Total | X | X | X |
| X |
|
|
Mentiuni: Masa se va servi la farfurie. Se va preciza in functie de tipul servirii, tariful aferent fiecarei situatii, exemple de meniu.
Prezenta oferta este valabila 30 de zile de la termenul limita de deschidere a ofertelor
Cu stima,
Semnătura ofertantului sau a reprezentantului ofertantului | ………………….. |
Numele şi prenumele semnatarului | ………………….. |
Capacitate de semnătura | ………………….. |
Detalii despre ofertant |
|
Numele ofertantului | ………………….. |
Ţara de reşedinţă | ………………….. |
Adresa | ………………….. |
Adresa de corespondenţă (dacă este diferită) | ………………….. |
Telefon / Fax | ………………….. |
Data | ………………….. |
DECLARAŢIE PRIVIND ELIGIBILITATEA
(art. 164 din Legea 98/2016)
Subsemnatul, reprezentant împuternicit al _____________________________________________________________,
(denumirea/numele si sediul/adresa operatorului economic)
declar pe propria răspundere, sub sancțiunea excluderii din procedură şi a sancţiunilor aplicate faptei de fals în acte publice, că în ultimii 5 ani nu am fost condamnat prin hotărâre definitivă a unei instanţejudecătoreşti, pentru comiterea uneia dintre infracţiunileprevazute la art. 164 din Legea 98/2016 privind atribuirea contractelor de achiziţie publică, respectiv:
De asemenea, declar pe propria răspundere, sub sancţiunea excluderii din procedură şi a sancţiunilor aplicate faptei de fals în acte publice, ca niciun membru al organului de administrare, de conducere sau de supraveghere al societatii sau cu putere de reprezentare, de decizie sau de control în cadrul acesteia nu face obiectul excluderii asa cum este acesta definit la art. 164 (1) din Legea 98/2016.
Subsemnatul declar că informaţiile furnizate sunt complete şi corecte în fiecare detaliu şi înţeleg că autoritatea contractantă are dreptul de a solicita, în scopul verificării şi confirmării declaraţiilor orice documente doveditoare de care dispunem.
Prezenta declaraţie este valabilă până la data de _____________________.
(se precizează data expirării perioadei de valabilitate a ofertei)
Semnătura ofertantului sau a reprezentantului ofertantului | ………………….. |
Numele şi prenumele semnatarului | ………………….. |
Capacitate de semnătura | ………………….. |
Detalii despre ofertant |
|
Numele ofertantului | ………………….. |
Ţara de reşedinţă | ………………….. |
Adresa | ………………….. |
Adresa de corespondenţă (dacă este diferită) | ………………….. |
Telefon / Fax | ………………….. |
Data | ………………….. |
DECLARAŢIE
privind evitarea conflictului de interese
( art. 59 si 60 din Legea 98/2016)
Data completării ………………….
Semnătura ofertantului sau a reprezentantului ofertantului | ………………….. |
Numele şi prenumele semnatarului | ………………….. |
Capacitate de semnătura | ………………….. |
Detalii despre ofertant |
|
Numele ofertantului | ………………….. |
Ţara de reşedinţă | ………………….. |
Adresa | ………………….. |
Adresa de corespondenţă (dacă este diferită) | ………………….. |
Telefon / Fax | ………………….. |
Data | ………………….. |
DECLARAŢIE
privind neîncadrarea în situațiile prevăzute la art. 165 si 167
din Legea 98/2016
Subsemnatul(a)……………………………………………………… [se inserează numele operatorului economic persoana juridică], în calitate de ofertant la procedura de …………………………………………………………………………………… pentru achiziția de ……………………………………………………………………………………………………………., cod CPV …………………………….., la data de ……………………….., organizată de Federatia Romana de Gimnastica Ritmica, declar pe proprie răspundere că:
Subsemnatul declar că informațiile furnizate sunt complete şi corecte în fiecare detaliu şi înțeleg că autoritatea contractantă are dreptul de a solicita, în scopul verificării şi confirmării declarațiilor orice documente doveditoare de care dispunem.
Înțeleg că în cazul în care această declarație nu este conformă cu realitatea sunt pasibil de încălcarea prevederilor legislației penale privind falsul în declarații.
Semnătura ofertantului sau a reprezentantului ofertantului | ………………….. |
Numele şi prenumele semnatarului | ………………….. |
Capacitate de semnătura | ………………….. |
Detalii despre ofertant |
|
Numele ofertantului | ………………….. |
Ţara de reşedinţă | ………………….. |
Adresa | ………………….. |
Adresa de corespondenţă (dacă este diferită) | ………………….. |
Telefon / Fax | ………………….. |
Data | ………………….. |
PROPUNERE TEHNICA (model orientativ)
– informatii minime –
Semnătura ofertantului sau a reprezentantului ofertantului | ………………….. |
Numele şi prenumele semnatarului | ………………….. |
Capacitate de semnătura | ………………….. |
Detalii despre ofertant |
|
Numele ofertantului | ………………….. |
Ţara de reşedinţă | ………………….. |
Adresa | ………………….. |
Adresa de corespondenţă (dacă este diferită) | ………………….. |
Telefon / Fax | ………………….. |
Data | ………………….. |